Aby podpisanie umowy wynajmu mieszkania przebiegło prawidłowo, należy zadbać o komplet odpowiednio sporządzonych dokumentów. Jednym z nich jest protokół zdawczo-odbiorczy nieruchomości, który jest przydatny zarówno w przypadku przekazywania mieszkania na wynajem, jak i sprzedawania lokalu. Co więcej, jego wypełnienie jest obowiązkowe – zgodnie z zapisami Ustawy o ochronie praw lokatorów:

Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu (art 6c. w/w Ustawy).

Dokument zdawczo-odbiorczy. Dlaczego jest tak ważny?

Ustawowy zapis został zawarty z myślą o zabezpieczeniu praw wynajmującego oraz najemcy. Podczas zdawania lokalu bardzo często mogą pojawiać się nieporozumienia związane ze stanem technicznym lokalu. Może być to spowodowane zużyciem sprzętów, uszkodzeniem urządzeń elektrycznych czy innymi zniszczeniami, powstałymi w wyniku eksploatacji lokalu przez najemcę. W większości przypadków da się uniknąć konfliktów jeszcze na etapie wypełniania dokumentu zdawczo-odbiorczego, o ile jest on sporządzony prawidłowo.

Nieprawidłowo wypełniony protokół zdawczo-odbiorczy lokalu może w przyszłości rodzić wiele wątpliwości, wobec czego warto zadbać o jego precyzyjne sporządzenie. Nierzadko zdarza się, że najemca i wynajmujący wchodzą w spór związany ze zdawaniem sprzętów czy mebli, będących na wyposażeniu lokalu. Jeśli w protokole nie zostaną ujęte wszystkie wymagane cechy charakterystyczne przedmiotów, włącznie z opisem parametrów czy wymiarów np. mebli, powstaje pole do zbyt szerokiej interpretacji. W rezultacie możemy mieć do czynienia z następującą sytuacją:

• Nowoczesny stół, który był na wyposażeniu mieszkania, został zniszczony. W protokole zawarto jednak tylko zapis “brązowy stół”, w związku z czym najemca odkupił mebel, będący znacznie tańszym odpowiednikiem solidnego stołu wysokiej jakości. Wynajmujący chce teraz odzyskać różnicę w cenie mebla stanowiącego przedmiot sporu. Obie strony weszły w spór, ponieważ informacje w protokole były niewystarczające do rozstrzygnięcia problemu.

Tej sytuacji można było uniknąć, pamiętając o szczegółowym opisie przedmiotów pozostawionych w wynajmowanym mieszkaniu. Zawsze warto wykonać zdjęcia i dołączyć je do protokołu. Dokumentacja fotograficzna stanowi ważny argument przy rozstrzyganiu potencjalnych sporów między stronami umowy. Może być ona wykonana znacznie wcześniej przez właściciela, dzięki czemu obie strony oszczędzą czas przy podpisywaniu umowy. W pierwszej kolejności należy jednak szczegółowo opisać wszystkie istotne elementy mieszkania, zawierając także informacje o np. defektach przedmiotów, pęknięciach czy innych nieprawidłowościach technicznych.

Elementy składowe protokołu. Co jeszcze powinno się w nim znaleźć?

Odpowiednio zaprojektowany protokół zdawczo-odbiorczy nieruchomości powinien posiadać szereg istotnych informacji, wykluczających możliwości nieprawidłowej interpretacji przez strony umowy. Przede wszystkim musi zawierać dane osobowe, wraz z numerami dokumentów tożsamości, stron zawierających umowę najmu. Kolejnym ważnym aspektem jest data przekazania lokalu do użytkowania przez najemcę. W zależności od rodzaju lokalu wymagane będzie także:

• sporządzenie zestawienia stanów liczników wody, energii i gazu;
• zawarcie informacji o przedmiotach użytkowych, jeśli został w nie wyposażony lokal – telewizor wraz z pilotami, czajnik, bojler itd.;
• precyzyjne opisanie stanu podłóg, ścian, drzwi wejściowych, okiennic, listew, i innych elementów stałych;
• dokonanie opisu przekazanych kluczy (ilość kompletów, rodzaj).

Do dokumentu powinny zostać załączone fotografie, które będą stanowić punkt odniesienia dla obu stron w przypadku pojawiających się sporów. Ich zasadność oraz prawidłowość zostaje potwierdzona podpisem protokołu przez obie strony umowy. W zależności od preferencji, w protokole mogą znaleźć się także opcjonalne punkty dotyczące np. faktu posprzątania mieszkania. Prawidłowo wypełniony protokół zabezpiecza prawa obu stron.