Cena wynajmu mieszkania składa się trzech podstawowych czynników. Jednym z nich są opłaty eksploatacyjne, których uiszczanie będzie comiesięcznym obowiązkiem najemcy nieruchomości. Rozróżnienie poszczególnych rodzajów opłat powinno być zawarte w treści dokumentu najmu mieszkania, czyli podpisywanej przez obie strony, umowy najmu. 

Kategorie opłat ponoszonych przez najemcę mieszkania na wynajem:

Opłaty eksploatacyjne stanowią podstawowy koszt użytkowania nieruchomości. Mają charakter administracyjny i nie podlegają negocjacjom, ani zbyt częstym wahaniom. Stanowią stałą miesięczną opłatę, wnoszoną do zarządcy nieruchomości. Koszty eksploatacji mogą być określane potocznie jako czynsz spółdzielczy lub administracyjny, jednakże z czynszem – w konkretnym rozumieniu tego pojęcia – nie mają zbyt wiele wspólnego. W praktyce są one sumą świadczeń i opłat uiszczanych na rachunek wspólnoty mieszkaniowej bądź spółdzielni.

Drugi rodzaj opłat związany jest z przychodem, uzyskiwanym przez właściciela, wynikającym z przekazania mieszkania pod wynajem. Czynsz najmu nie jest częścią opłat eksploatacyjnych związanych z utrzymaniem nieruchomości. Czynsz właściciela oznaczać będzie realny dochód uzyskiwany dzięki realizacji najmu. Jego wysokość będzie zależna od wielu czynników, m.in. wielkości nieruchomości czy liczby osób docelowo zamieszkujących lokal. Z reguły czynsz najmu stanowi opłatę podlegającą negocjacji jeszcze w fazie formułowania umowy najmu.

Elementem, przekładającym się bezpośrednio na koszty użytkowania lokalu, są opłaty bieżące, związane z wykorzystywaniem mediów dostępnych w nieruchomości. W skład opłat zużycia mediów wchodzą wykorzystanie energii z sieci, wody bieżącej czy gazu ziemnego. Stałym kosztem, zaliczanym w poczet opłat za media, jest także wywóz śmieci. W zależności od potrzeb najemców mogą oni zostać również obciążeni kosztami za usługi telekomunikacyjne. Istnieją dwa sposoby realizacji rozliczeń z tytułu użytkowania internetu, telewizji czy telefonu stacjonarnego:

• Wynajmujący sam zawiera umowę z operatorem telekomunikacyjnym na pakiet usług, który będzie dostępny w wynajmowanym mieszkaniu. Koszty takiego przedsięwzięcia zostają jednak przerzucone na najemcę, który będzie korzystać ze świadczonych usług. Zapis dotyczący ceny pakietów telewizji i internetu powinien znaleźć się w umowie najmu nieruchomości. Do dokonywania płatności będzie zobligowany sam właściciel, który po uzyskaniu wpłaty od najemcy uiszcza miesięczną opłatę dla operatora.
• Najemca sam będzie zobligowany do wybrania odpowiedniego pakietu i podpisania umowy z operatorem. Jest to opcja wymagająca od najemcy poświęcenia nieco większej ilości czasu, w szczególności na etapie dobierania pakietów i dokonywania płatności. Korzyścią jest jednak przypisanie do najemcy umowy na świadczenie usług, dzięki czemu zyskuje on możliwość dobrania najbardziej odpowiedniego pakietu, dopasowanego do jego preferencji (prędkość internetu, wielość kanałów TV).
• Sposoby rozliczania się z najemcą – opłaty za czynsz, koszty eksploatacyjne i media

O ile z reguły koszty eksploatacyjne i czynsz najmu będą opłatami stałymi, to nie sposób przewidzieć realnych kosztów zużycia wody, prądu czy gazu przez najemcę. Różne osoby mają inne nawyki czy preferencje, wobec czego ustalenie jednolitej stawki za opłaty nie zawsze jest najlepszym pomysłem. Najrozsądniejszą możliwością jest egzekwowanie opłat zgodnie z przekazywanymi stanami liczników. Najemca, co miesiąc może przesyłać informacje dotyczące aktualnego zużycia mediów, na podstawie których będziemy wyliczać realne koszty.

Ze względów bezpieczeństwa coraz rzadziej przerzuca się na najemcę odpowiedzialność za samodzielne dokonywanie wszystkich opłat. Rodzi to niepotrzebne ryzyko zwłoki, wobec czego tak czy inaczej konieczne są działania kontrolne. Warto zatem zawrzeć w umowie odpowiednie zapisy dotyczące sposobu realizacji opłat. W tym kontekście należy oddzielić poszczególne rodzaje kosztów związanych z najmem mieszkania – tak, aby dokument był przejrzysty i nie rodził wątpliwości w czasie trwania najmu.